Como enviar documentos para assinatura digital
A funcionalidade de assinatura digital permite enviar documentos diretamente pelo perfil do estudante, utilizando a
integração com a Clicksign. É possível selecionar um ou vários documentos, adicionar os signatários desejados e
encaminhar as solicitações por e-mail ou WhatsApp.
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Além disso, o sistema permite acompanhar o andamento das assinaturas, reenviar solicitações, adicionar novos
participantes e cancelar envios quando necessário.
PASSO 1 - Acessar os arquivos do estudante
Para iniciar o processo, acesse o perfil do lead e, na aba Visão geral, localize a seção Arquivos do estudante.
Nessa seção, ficam armazenados os documentos do estudante, organizados em pastas. Também estão disponíveis os seguintes
filtros:
- Todos: exibe todos os documentos disponíveis.
- Aguardando assinatura: apresenta os documentos que possuem solicitações de assinatura pendentes.
- Assinado: apresenta os documentos que já tiveram o processo de assinatura concluído.
Localize a pasta em que está armazenado o documento que deseja encaminhar para assinatura.
PASSO 2 - Selecionar os documentos
Após localizar os arquivos, você pode selecionar os documentos que deseja encaminhar utilizando as caixas de seleção
(checkbox) disponíveis ao lado de cada arquivo.
É possível selecionar:
- Um documento: marque somente o arquivo desejado e clique em Enviar para assinatura.
- Vários documentos: marque todos os arquivos desejados e utilize a opção Enviar para assinatura, disponível na barra
de ações da seleção.
Ao selecionar vários documentos, todos serão incluídos em uma única solicitação de envio, facilitando o encaminhamento
conjunto.
Importante: embora os documentos possam ser enviados conjuntamente, cada documento concluído contabiliza individualmente
no consumo do pacote contratado.
PASSO 3 - Configurar os signatários
Após clicar em Enviar para assinatura, será aberta uma janela de configuração com os documentos selecionados e as opções
para definir os signatários.
Por padrão, o sistema sugere os seguintes participantes:
- Estudante: contato vinculado ao cadastro do estudante.
- Responsável: contato do responsável, quando disponível no cadastro.
Os signatários sugeridos podem ser selecionados conforme a necessidade do envio.
Caso outras pessoas também precisem assinar o documento, clique em Adicionar outro signatário e informe os dados do novo
participante.
Também é possível editar as informações dos signatários sugeridos ou remover aqueles que não participarão da assinatura.
Regras para o cadastro dos signatários:
- O nome completo é obrigatório. Não é permitido cadastrar somente o primeiro nome; é necessário informar também o
sobrenome.
- O endereço de e-mail é obrigatório para todos os signatários, independentemente do canal de envio escolhido.
- Caso o envio seja realizado pelo WhatsApp, também será necessário informar o telefone do signatário.
Confira os dados de todos os participantes antes de prosseguir. O sistema indica quando os signatários estão prontos
para receber a solicitação.
PASSO 4 - Escolher o canal de envio
Na janela de configuração, você poderá escolher como deseja encaminhar a solicitação de assinatura:
E-mail
O signatário recebe uma mensagem por e-mail contendo o link para acessar o documento e realizar a assinatura. Esse canal
também apresenta informações adicionais sobre a solicitação.
WhatsApp
O signatário recebe uma mensagem pelo WhatsApp com o link para acessar a assinatura.
Para utilizar essa opção, é necessário que o telefone esteja preenchido corretamente, incluindo o código do país e o
DDD.
Atenção: mesmo quando o WhatsApp é escolhido como canal de envio, o preenchimento do e-mail continua obrigatório. Essa
informação será utilizada na validação durante o processo de assinatura.
Depois de selecionar o canal e conferir os dados dos participantes, clique em Enviar para assinatura.
PASSO 5 - Acompanhar o status das assinaturas
Após o envio, os documentos passam a apresentar o status de assinatura na própria seção Arquivos do estudante.
Os documentos enviados ficam identificados como pendentes, permitindo acompanhar quais ainda precisam ser assinados.
O indicador apresenta a quantidade de signatários que já concluíram a assinatura em relação ao total de participantes.
Por exemplo:
- Pendente 0/2: nenhum dos dois signatários concluiu a assinatura.
- Pendente 1/2: um dos dois signatários já assinou e o outro ainda está pendente.
- Completed 2/2: todos os dois signatários concluíram a assinatura.
O status é atualizado conforme os participantes realizam suas assinaturas.
Para consultar os detalhes de uma solicitação, clique no indicador de status apresentado ao lado do documento.
Será aberta uma janela de acompanhamento contendo:
- Data e horário em que a solicitação foi enviada.
- Canal utilizado no envio.
- Usuário responsável pelo envio.
- Relação dos documentos encaminhados.
- Lista de signatários.
- Informações de contato de cada participante.
- Status individual de cada signatário.
- Data e horário do último envio para cada participante.
Na relação de signatários, é possível identificar visualmente quem já assinou e quem ainda está pendente:
- Assinado: identificado em verde, acompanhado da data e do horário em que a assinatura foi realizada.
- Pendente: identificado em laranja, apresentando também a informação do último envio realizado.
Dessa forma, mesmo quando apenas parte dos participantes conclui a assinatura, você consegue identificar exatamente quem
ainda precisa realizar a ação.
PASSO 6 - Reenviar solicitações de assinatura
Caso algum participante ainda não tenha realizado a assinatura, é possível reenviar a solicitação sem precisar iniciar
todo o processo novamente.
Para isso, acesse o status da assinatura e localize o signatário que ainda está pendente.
Você poderá:
- Reenviar: encaminhar novamente o link para um participante específico.
- Reenviar para todos os pendentes: encaminhar novamente a solicitação para todos os participantes que ainda não
assinaram.
O reenvio pode ser realizado pelo canal utilizado na solicitação, por e-mail ou WhatsApp.
Caso tenha esquecido de incluir algum participante no primeiro envio:
Também é possível realizar uma nova solicitação de assinatura para a pessoa que ficou faltando, inclusive quando os
demais participantes já concluíram suas assinaturas.
Para isso:
1. Retorne à seção Arquivos do estudante.
2. Selecione novamente o documento desejado.
3. Clique em Enviar para assinatura.
4. Na configuração dos signatários, deixe selecionado somente o novo participante que deverá receber a solicitação.
5. Caso necessário, utilize a opção Adicionar outro signatário para cadastrá-lo.
6. Preencha os dados, escolha o canal de envio e clique em Enviar para assinatura.
Nesse cenário, será criado um novo bloco de acompanhamento, independente da solicitação anterior.
O primeiro envio continuará apresentando o status de conclusão, enquanto o novo envio ficará identificado como pendente
até que o participante adicional realize a assinatura.
O novo status também será apresentado na seção Arquivos do estudante, permitindo acompanhar as diferentes solicitações
relacionadas ao mesmo documento.
Importante: cada envio possui seu próprio acompanhamento. Por isso, verifique os blocos existentes para identificar
corretamente a situação de cada solicitação.
PASSO 7 - Cancelar uma solicitação de assinatura
Caso seja necessário interromper um processo de assinatura, é possível cancelar a solicitação diretamente pelo painel de
acompanhamento.
Para realizar o cancelamento:
1. Acesse Arquivos do estudante.
2. Localize o documento que possui uma solicitação pendente.
3. Clique no indicador de status da assinatura.
4. Na janela de acompanhamento, localize a opção Cancelar solicitação de assinatura.
5. Clique na opção para cancelar a solicitação, seguindo a confirmação apresentada pelo sistema.
Após o cancelamento, a solicitação deixa de seguir o fluxo de assinatura.
Se ainda for necessário coletar as assinaturas, será possível realizar um novo envio, selecionando os documentos e os
participantes desejados.
PASSO 8 - Concluir a assinatura e acessar os documentos
Quando um signatário realiza a assinatura, a Clicksign apresenta uma tela de confirmação com a mensagem Assinatura feita
com sucesso!.
Nessa tela, também fica disponível a opção Acessar documento, que permite visualizar o documento acessado para
assinatura.
Atenção: a confirmação individual não significa necessariamente que todos os participantes já concluíram o processo.
Quando todos os signatários da solicitação realizarem suas assinaturas, o sistema atualizará o status para Completed,
indicando que o processo foi concluído.
Nesse momento, o signatário também recebe um e-mail informando a conclusão e disponibilizando os documentos assinados.
Para localizar os arquivos concluídos, acesse a seção Arquivos do estudante e utilize o filtro Assinado. Também é
possível acessar o documento concluído e realizar seu download diretamente pelo sistema.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
1. Como funciona a contagem de assinaturas?
O consumo do pacote contratado é contabilizado por documento efetivamente assinado, e não pela quantidade de links
enviados ou de pessoas que assinam.
Exemplos:
- Um documento assinado por uma pessoa contabiliza uma assinatura.
- Um documento assinado por cinco pessoas também contabiliza apenas uma assinatura.
- Três documentos assinados por duas pessoas cada contabilizam três assinaturas.
- Documentos enviados, mas que ainda não foram assinados, não consomem a franquia.
2. É possível enviar vários documentos de uma só vez?
Sim. Basta selecionar os arquivos desejados utilizando as caixas de seleção e clicar em Enviar para assinatura. Todos
serão encaminhados na mesma solicitação, mas cada documento assinado será contabilizado individualmente.
3. O e-mail é obrigatório no envio por WhatsApp?
Sim. Mesmo escolhendo o WhatsApp, todos os signatários precisam ter um endereço de e-mail informado, pois essa
informação é utilizada na validação durante a assinatura.
4. É possível adicionar pessoas que não estão cadastradas no sistema?
Sim. Utilize a opção Adicionar outro signatário e preencha os dados da pessoa que deverá assinar.
5. Como saber quem já assinou e quem ainda está pendente?
Acesse o indicador de status do documento. Na janela de acompanhamento, os signatários que já assinaram aparecem
identificados em verde, enquanto aqueles que ainda não concluíram a assinatura permanecem identificados como pendentes.
6. É possível adicionar um signatário depois que os demais já assinaram?
Sim. Basta realizar um novo envio do documento, mantendo somente o participante que ficou faltando. Ele receberá uma
nova solicitação, apresentada em um bloco independente de acompanhamento.
7. O que acontece quando um signatário conclui a assinatura?
A Clicksign apresenta uma mensagem de confirmação e disponibiliza a opção de visualizar o documento. O status individual
também é atualizado no sistema. Quando todos os participantes concluírem, o processo será identificado como Completed.
8. Existem notificações automáticas para avisar quando um documento for assinado?
Atualmente, os signatários recebem a comunicação de conclusão por e-mail. Entretanto, outros usuários da agência não
recebem notificações automáticas sobre a conclusão do processo. Por isso, é necessário acessar o perfil do estudante
para acompanhar o status dos documentos.
9. É possível enviar novamente um documento que já foi encaminhado?
Sim. É possível reenviar solicitações pendentes ou realizar um novo envio para outros participantes, conforme a
necessidade. Cada novo envio terá seu próprio bloco de acompanhamento.
