A funcionalidade Processo de Visto permite registrar e acompanhar os processos de visto dos estudantes diretamente no CRM. Por meio dela, a equipe consegue consultar processos existentes, aplicar filtros, cadastrar novos processos e acompanhar informações como datas, status, documentos e etapas de verificação.

Caminho: CRM > Processo de visto

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1. Acessando a lista de processos de visto

Ao acessar CRM > Processo de visto, será exibida a Lista de Vistos de Estudantes.

Nessa tela, é possível consultar os processos cadastrados e utilizar os filtros para localizar um visto específico ou acompanhar determinados grupos de processos.

Filtros disponíveis

A lista permite refinar a pesquisa por diferentes critérios:

Após preencher os filtros desejados, clique em Buscar.

Para remover os filtros aplicados, utilize Limpar.

Exemplo

Se for necessário localizar os processos de visto de responsabilidade de um determinado colaborador enviados durante setembro:

1. Selecione o Escritório.

2. Selecione o Responsável.

3. Informe o período em Enviado entre.

4. Clique em Buscar.

A quantidade de processos encontrados será apresentada no canto superior direito da tela.

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2. Cadastrando um novo processo de visto

Existem duas formas de cadastrar um processo de visto no CRM:

1. Diretamente pela Lista de Vistos de Estudantes.

2. A partir do perfil do estudante.

2.1. Cadastro pela lista de vistos

Na tela Lista de Vistos de Estudantes, clique no botão verde:

+ Novo Processo de Visto

Será aberta a tela Adicionar Processo de Visto.

O cadastro é dividido em algumas seções.

Estudante, Orçamento e Voos

Nessa etapa são informadas as informações relacionadas ao estudante e à viagem:

Estudante
Selecione o estudante para o qual o processo de visto será criado.

Cotação
Selecione a cotação relacionada ao processo, quando aplicável.

Voo
Selecione o voo relacionado ao estudante/processo.

O estudante é uma informação fundamental para o cadastro. As demais informações devem ser preenchidas conforme os dados disponíveis para aquele processo.

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Escritório e Responsável

Informe quem ficará responsável pelo acompanhamento do processo.

Escritório
Selecione o escritório/unidade responsável.

Responsável
Selecione o colaborador responsável pelo processo.

Essa informação também pode ser utilizada posteriormente nos filtros da lista de vistos.

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3. Gestão do processo

Na seção Gestão, são registradas as principais datas e o status do processo.

Datas

• Data de Envio da Aplicação: data em que a aplicação foi enviada.

• Data de Retorno da Aplicação: data em que houve o retorno da aplicação.

• Data de Emissão: data de emissão do visto.

• Data de Expiração: data de expiração do visto.

Status

O campo Status permite indicar a situação atual do processo.

No exemplo apresentado, uma das opções disponíveis é In service.

Utilize o status correspondente à situação real do processo para facilitar o acompanhamento pela equipe.

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4. Lista de verificação

A seção Lista de Verificação permite registrar o andamento de itens relacionados ao processo.

Entre os itens apresentados no sistema estão:

• Bilhete de avião

• Renovação de visto

• Feedback de Análise

• Vacinas

• Visto Traduzido

• Visto Auditado

• Taxa Consular Paga

• Medicamentos solicitados

• Medicamentos não solicitados

• Documentos pendentes

Os itens marcados ficam registrados no processo e também podem ser visualizados posteriormente na lista de vistos.

Como utilizar

Durante o acompanhamento do processo, marque cada item conforme sua situação.

Por exemplo:

Visto Traduzido: marcado quando a tradução necessária tiver sido realizada.

Taxa Consular Paga: marcado após a confirmação do pagamento.

Documentos pendentes: utilizado para indicar que ainda existem documentos necessários para conclusão do processo.

A lista funciona como um controle operacional para que a equipe consiga identificar rapidamente quais etapas já foram concluídas e quais ainda precisam de atenção.

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5. Observações

O campo Observação pode ser utilizado para registrar informações complementares relevantes para o acompanhamento do processo.

Recomenda-se utilizar esse campo para informações que não estejam contempladas nos demais campos do cadastro e que sejam úteis para a continuidade do atendimento.

Evite utilizar as observações para substituir informações que já possuem campos próprios no processo.

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6. Salvando o processo

Após preencher as informações necessárias:

1. Revise os dados informados.

2. Verifique as datas e o responsável.

3. Confira os itens da lista de verificação.

4. Registre alguma observação, se necessário.

5. Clique em Salvar.

Caso não queira concluir o cadastro, clique em Fechar.

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7. Adicionando um processo pelo perfil do estudante

Também é possível cadastrar um processo de visto diretamente no perfil do estudante.

Para isso:

1. Acesse o perfil do estudante.

2. Entre na aba Visto.

3. Caso ainda não exista um processo, a tela exibirá a opção para adicionar um novo processo.

4. Clique em Novo Processo de Visto.

5. Preencha as informações solicitadas.

6. Clique em Salvar.

Essa alternativa é especialmente útil quando a equipe já está trabalhando dentro do cadastro de determinado estudante e precisa registrar ou consultar o processo de visto sem retornar à lista geral.

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8. Consultando processos cadastrados

Após o cadastro, os processos ficam disponíveis na Lista de Vistos de Estudantes.

Cada registro apresenta um conjunto de informações que permite acompanhar rapidamente a situação do processo.

Entre as informações exibidas estão:

• Estudante

• Código do estudante

• E-mail

• Telefone, quando disponível

• Status do processo

• Escritório

• Responsável

• Orçamento relacionado

• Data de envio

• Data de retorno

• Data de emissão

• Data de expiração

• Data de criação e atualização

• Itens da lista de verificação

Na lista, os itens da checklist são representados visualmente por indicadores de concluído ou pendente, facilitando a identificação das etapas que ainda precisam de acompanhamento.

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9. Editando um processo de visto

Quando for necessário corrigir ou atualizar um processo já cadastrado:

1. Localize o processo na Lista de Vistos de Estudantes.

2. No lado direito do registro, localize o botão de edição, representado pelo ícone de lápis.

3. Clique no botão.

4. Atualize as informações necessárias.

5. Salve as alterações.

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10. Excluindo um processo de visto

Na lista de processos também existe a opção de exclusão, representada pelo ícone de lixeira no lado direito do registro.

Para excluir:

1. Localize o processo desejado.

2. Clique no ícone de lixeira.

3. Prossiga com a exclusão conforme a confirmação apresentada pelo sistema.

Atenção: a exclusão deve ser realizada somente quando o processo realmente não deve mais permanecer cadastrado. Quando o objetivo for apenas corrigir ou atualizar informações, prefira utilizar a opção Editar.

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