1. Acessando o All Files
O All Files é uma ferramenta desenvolvida para centralizar a visualização e o gerenciamento dos documentos anexados aos estudantes e leads.
Por meio dela, é possível consultar arquivos de diferentes estudantes em uma única tela, acompanhar o andamento das solicitações de assinatura e tradução e executar ações diretamente na listagem, sem precisar acessar individualmente cada perfil.
Para visualizar o relatório acesse: Relatórios > All files
2. Conhecendo a tela inicial
Na tela inicial, você encontrará uma listagem consolidada dos documentos, acompanhada de filtros de pesquisa e indicadores de utilização do serviço de assinaturas.
A ferramenta oferece uma visão geral dos arquivos cadastrados, permitindo identificar rapidamente a qual estudante cada documento pertence, quando foi enviado, em qual pasta está armazenado e qual a situação dos processos de assinatura e tradução.
3. Como utilizar os filtros
O All Files disponibiliza diferentes filtros para facilitar a localização dos documentos:
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File name: permite pesquisar arquivos pelo nome.
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Student: filtra os documentos vinculados a um estudante específico.
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Pipeline: permite selecionar uma etapa do funil de vendas.
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Student status: filtra os estudantes conforme um status específico dentro do pipeline selecionado.
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Uploaded from / Uploaded to: define um intervalo de datas para a pesquisa, considerando o envio dos arquivos.
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Signature status: permite filtrar os documentos conforme a situação da assinatura.
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File type: filtra os arquivos pelo formato.
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Folder: permite localizar documentos armazenados em uma pasta específica.
Além desses filtros, existem opções complementares para refinar a pesquisa:
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Sent for signature / Not sent for signature: identifica documentos que já foram ou ainda não foram encaminhados para assinatura.
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With sale / Without sale: permite separar documentos vinculados a estudantes com ou sem venda.
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With translation request / Without translation request: identifica documentos que possuem ou não uma solicitação de tradução.
Após selecionar os critérios desejados, clique em Search para apresentar os resultados. Para remover os filtros aplicados e iniciar uma nova pesquisa, utilize a opção Clear.
O botão Hide Filters permite ocultar a área de pesquisa e ampliar o espaço de visualização dos documentos.
4. Acompanhamento de assinaturas
Na parte superior da listagem, o sistema apresenta um painel com informações sobre a utilização do serviço de assinaturas.
Nesse espaço, é possível acompanhar:
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Documents signed: quantidade de documentos que já foram assinados.
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Sent for signature: quantidade de documentos encaminhados para assinatura.
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Total of signatures available: limite de assinaturas disponibilizado para o mês selecionado.
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Barra de progresso: apresenta visualmente a utilização da franquia disponível.
Utilize as setas laterais para navegar entre os meses e consultar os indicadores de outros períodos.
Esse painel facilita o acompanhamento do consumo de assinaturas e permite que os gestores monitorem a utilização do serviço.
5. Visualizando os documentos
Os resultados da pesquisa são apresentados em uma tabela com as principais informações de cada arquivo:
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File name: nome do documento. Ao clicar, é possível acessar o arquivo.
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Type: formato do documento.
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Student: estudante ao qual o arquivo está vinculado.
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Upload date: data e horário do envio do documento.
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Signature status: situação atual do processo de assinatura.
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Translation: situação da solicitação de tradução.
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Folder: pasta em que o documento está armazenado.
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Action: disponibiliza as opções de gerenciamento do arquivo.
Dessa forma, é possível consultar documentos de diferentes estudantes e identificar quais já foram processados ou ainda possuem solicitações pendentes.
6. Selecionando documentos e executando ações
O All Files também permite selecionar um ou mais documentos diretamente na listagem, utilizando as caixas de seleção localizadas ao lado dos arquivos.
Após selecionar os documentos desejados, é possível utilizar os atalhos para iniciar os seguintes processos:
Enviar para assinatura – Ally Sign
Permite encaminhar os documentos selecionados para o processo de assinatura digital por meio do Ally Sign, facilitando o envio sem a necessidade de acessar individualmente o perfil de cada estudante.
Solicitar tradução – Ally Translate
Permite encaminhar documentos selecionados para o serviço de tradução por meio do Ally Translate, agilizando a solicitação diretamente pela tela do All Files.
Esses recursos tornam a ferramenta um ponto central para iniciar processos documentais, mantendo o acompanhamento das solicitações nos respectivos serviços.
7. Aplicações na rotina da agência
O All Files pode ser utilizado em diferentes atividades operacionais e gerenciais:
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Auditoria documental: permite que gestores consultem os documentos de diversos estudantes e acompanhem a situação geral dos arquivos.
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Acompanhamento por status: possibilita filtrar estudantes por etapas e status específicos do funil, facilitando a verificação dos documentos relacionados a cada grupo.
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Localização de documentos: facilita a pesquisa de arquivos por estudante, nome, período de envio, formato ou pasta.
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Gestão de assinaturas: ajuda a identificar documentos que ainda não foram encaminhados ou que possuem processos de assinatura em andamento.
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Gestão de traduções: permite localizar documentos que ainda não possuem solicitações de tradução e iniciar o processo diretamente pela ferramenta.
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Agilidade operacional: possibilita executar ações documentais sem precisar navegar entre diferentes perfis de estudantes.
Importante: o All Files funciona como um ambiente centralizado de consulta e gerenciamento de documentos. Os processos de assinatura e tradução continuam sendo realizados por meio do Ally Sign e do Ally Translate, respectivamente.