Gestão de Processos de Admissions

PASSO 1 – Acesso

Para visualizar os processos de Admission cadastrados na agência, acesse:

CRM > Admissions

Nessa tela, você encontrará a lista de estudantes que possuem processos de admissão registrados, com informações sobre matrícula, documentação acadêmica e acompanhamento das etapas de ingresso na instituição de ensino.

PASSO 2 – Consulta dos Processos

A listagem apresenta os processos em cartões individuais, facilitando a identificação dos estudantes e o acompanhamento das principais etapas da admissão.

Em cada registro, você poderá visualizar:

• Identificação do estudante: nome, código, escritório e responsável pelo processo, além de indicadores de programa, acomodação e OSHC, quando aplicáveis.

• Datas de Matrícula: datas de envio e retorno relacionadas à matrícula do estudante.

• Datas da LOO (Letter of Offer): datas de envio, confirmação e expiração da carta de oferta.

• Datas do COE (Confirmation of Enrolment): datas de envio, confirmação e expiração do documento.

• Datas da Acomodação: informações de envio e retorno relacionadas à acomodação.

• Datas do OSHC: informações de envio e retorno relacionadas ao seguro de saúde obrigatório.

• Lista de Verificação: apresenta o andamento dos itens de verificação do processo, permitindo consultar o progresso e acessar os detalhes.

Essa organização permite acompanhar diferentes etapas do processo diretamente pela listagem, facilitando a identificação de pendências e prazos importantes.

PASSO 3 – Utilizando os Filtros

Para localizar processos específicos, utilize os filtros disponíveis na parte superior da tela.

É possível refinar a consulta pelos seguintes critérios:

• Escritório: filtra os processos vinculados a um escritório específico.

• Responsável: permite localizar os processos de determinado colaborador.

• Estudante: localiza o processo de um estudante específico.

• LOO Assinada: permite filtrar os processos conforme a situação de assinatura da carta de oferta.

• Possui Programa: identifica os estudantes que possuem ou não um programa vinculado.

• Possui Acomodação: permite filtrar os processos conforme a existência de acomodação cadastrada.

• Possui OSHC: identifica os estudantes que possuem ou não informações de seguro de saúde.

• LOO Enviada: delimita um período considerando as datas de envio da carta de oferta.

• LOO Confirmada: permite localizar processos conforme o período de confirmação da LOO.

• Tipo de Data do COE: seleciona qual etapa do COE será considerada na pesquisa.

• Datas do COE: delimita o período correspondente à data selecionada no filtro anterior.

Após selecionar os critérios desejados, clique em Buscar para aplicar os filtros e visualizar os resultados.

Para remover os critérios selecionados e retornar à consulta geral, utilize a opção Limpar.

PASSO 4 – Cadastrando um Processo de Admission

Para cadastrar um novo processo, acesse CRM > Admissions e clique em + Novo Processo de Admission.

O formulário está organizado nas seguintes seções:

Estudante, Orçamento e Voo

• Estudante: selecione o estudante para o qual deseja cadastrar o processo.

• Orçamento: vincule o orçamento correspondente, caso aplicável.

• Voos: selecione o voo relacionado ao estudante, caso necessário.

Escritório e Responsável

• Escritório: selecione o escritório responsável pelo atendimento.

• Responsável: defina o colaborador responsável pelo acompanhamento do processo.

Gestão

Nesta seção, são registradas as informações relacionadas à documentação e às etapas de admissão:

• Carta de Oferta (LOO): informe as datas de envio, confirmação e expiração da carta de oferta.

• Confirmação de Matrícula (COE): informe as datas de envio, confirmação e expiração do documento.

Lista de Verificação

Utilize essa seção para acompanhar os itens necessários durante o processo de admissão, marcando as etapas conforme forem concluídas.

Observação

Utilize esse campo para registrar informações adicionais relevantes para o acompanhamento do estudante.

Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para concluir o cadastro.

PASSO 5 – Cadastrando pelo Perfil do Estudante

Também é possível criar um processo diretamente pelo perfil do estudante:

1. Acesse o perfil do estudante desejado.

2. Localize a aba Admissão.

3. Clique em + Novo Processo de Admission.

4. Preencha as informações solicitadas e clique em Salvar.

O processo ficará vinculado ao estudante e também poderá ser consultado na lista geral de Admissions.

PASSO 6 – Editando e Excluindo um Processo

Para editar ou excluir um processo de Admission, localize o registro desejado na lista e clique no ícone de engrenagem, localizado à direita do cartão.

Será exibido um menu com as seguintes opções:

• Editar: abre o formulário do processo, permitindo atualizar as informações de matrícula, LOO, COE, escritório, responsável, lista de verificação e observações. Após realizar as alterações, clique em Salvar.

• Apagar: permite excluir o processo selecionado. Confirme a exclusão, caso solicitado.

Você também pode realizar essas ações diretamente pelo perfil do estudante, acessando a aba Admissão e localizando o processo desejado.

Atenção: antes de excluir, verifique se selecionou o processo correto, pois essa ação remove o registro do sistema.