Agências que operam com renovação de visto na Ally e que desejam ter controle financeiro completo (comissões futuras por termo, contas a pagar, e integração contábil automática).
Pré-requisitos
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A agência ter um Office Onshore ativado.
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A regra de comissão (por termo, percentual ou valor fixo) já foi cadastrada na Ally.
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A conta da agência no Xero está criada e vinculada à Ally (autorização via OAuth ou método definido).
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No Xero, o plano de contas está mapeado: clientes (estudantes), fornecedores (escolas), contas a receber, contas a pagar, etc.
Etapa 1: Criação da Cotação na Ally
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Acesse a Ally e vá até Nova Cotação.
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Preencha os dados do estudante: nome, contato, vista ou renovação de visto, destino, instituição.
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Selecione a instituição de ensino (por exemplo a escola que será parceira).
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Adicione todos os itens da venda: curso, acomodação, taxas, materiais, prorrogação de visto, etc.
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Revise todos os valores e termos de pagamento.
Etapa 2: Configuração do Plano de Pagamento
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Na mesma cotação, clique em Plano de Pagamento.
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Escolha se será “Por item” ou “Por item por grupo” (ex.: agrupar acomodação + taxa em um grupo).
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Para cada item ou grupo, defina:
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Valor da parcela ou valor total.
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Data(s) de vencimento dos termos (ex.: 3 meses, 6 meses).
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Verifique se o plano abrange os termos futuros para comissões — pois a comissão será contabilizada somente no vencimento de cada termo.
Etapa 3: Marcar Venda como “Vendida”
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Após o aceite do estudante e confirmação financeira, clique em Marcar como Vendida.
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Isso dispara no módulo financeiro da Ally:
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Lançamento de recebíveis futuros (comissão da agência) com a data de vencimento de cada termo.
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Lançamento de contas a pagar (dependendo de acordo com a escola: NET ou GROSS) para a agência ou para a escola.
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A Ally prepara os dados para envio automático ao Xero (etapa seguinte).
Etapa 4: Integração Automática com Xero
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A venda já “Vendida” foi transmitida à integração com o Xero. Os dados enviados incluem:
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Nome da instituição de ensino.
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Informações do estudante (nome, contato, etc).
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Todos os itens comprados (curso, acomodação, taxas, etc).
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Plano de pagamento, com termos (datas, valores).
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Regra de comissão cadastrada (por termo) na Ally.
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No Xero, são criados automaticamente:
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Um contato para a estudante (se não existir ainda) e/ou para a instituição como fornecedor/cliente.
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Faturas ou lançamentos de contas a receber para a agência, correspondentes aos termos de comissão (com vencimento).
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Faturas ou contas a pagar se o acordo com a escola for NET ou GROSS — por exemplo: se for GROSS, a escola pagará a comissão à agência e a agência emite invoice; se for NET, a agência paga a escola descontando a própria comissão.
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A integração com o Xero utiliza a API Accounting da Xero, que permite criar e gerir contas, faturas, pagamentos, itens etc.
Etapa 5: Visualizando e Gerenciando Recebíveis e Contas a Pagar
Na Ally (módulo Office Onshore):
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Vá em Financeiro → Recebíveis. Você vê quanto irá receber, quando (data de vencimento de cada termo) e qual o valor da comissão futura.
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Vá em Contas a Pagar. Você vê o que deverá pagar à escola ou emitir invoice se receber por comissão, de acordo com o acordo NET/GROSS.
No Xero:
- Acesse Contas a Receber: verá as faturas criadas automaticamente correspondentes às comissões da agência, com a data de vencimento dos termos.
- Acesse Contas a Pagar / Fornecedores: verá os lançamentos que a agência deve fazer para a escola ou recursos equivalentes.
- A agência pode gerar relatórios para ver “Comissões a vencer”, “Despesas com escolas a pagar”, “Receita reconhecida vs futura” — ajudando na contabilidade e auditoria.
Etapa 6: Reconhecimento Contábil correto
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A comissão só entra no faturamento da agência na data de vencimento do termo. Antes disso, é previsão (recebível futuro).
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Se o acordo com a escola for NET, a agência paga a escola descontando sua comissão e registra a despesa como valor líquido.
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Se for GROSS, a escola paga a comissão e a agência emite invoice do valor da comissão como receita quando o termo vence.
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No Xero, essas regras estão refletidas: contas a pagar versus contas a receber, plano de contas mapeado conforme regras da agência.
Etapa 7: Verificação, Auditoria e Relatórios
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Faça um teste: crie uma venda fictícia ou de baixo valor, siga todo fluxo, verifique no Xero se receivable e payable foram criados corretamente.
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Verifique no Xero se os itens da venda (curso, acomodação etc) apareceram corretamente como linha de fatura ou lançamento, com descrição, valores e datas.
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Treine sua equipe financeira para usar o Xero para visualizar vencimentos, emitir relatórios (ex.: “Receitas futuras”, “Comissões pendentes”, “Despesas com escolas”).
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Monitore se a integração continua funcionando após atualizações (o Xero publica changelog da API)
Etapa 8: Benefícios para a Agência On-shore
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Você automatiza o lançamento contábil: Sem digitação manual de faturas ou contas a pagar/pagar — já vai direto no Xero.
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Visibilidade total: Quem deve pagar o quê, quem vai receber o quê, quando vence cada termo.
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Conformidade contábil: Receita só reconhecida no vencimento, despesas controladas, auditoria facilitada.
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Escalabilidade: À medida que você opera com muitos estudantes/termos, o sistema dá conta, sem que o financeiro fique bagunçado.
Se a sua agêcia utiliza o Xero e precisa dessa integração, entre em contato com a nossa equipe e contrate hoje mesmo o serviço de integração.